Sympany hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement geven we heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden.

Verder bevat deze privacyverklaring een omschrijving van de rechten die u als betrokkene heeft ten aanzien van de verwerking(en). Ook leest u waar en bij wie u terecht kunt met vragen over de verwerking(en) van uw persoonsgegevens en de bescherming daarvan.

Sympany is verantwoordelijk voor het op een juiste manier verwerken van uw persoonsgegevens en zal uiterst zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. Sympany zal uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de beschreven doeleinden in deze privacyverklaring.

Sympany houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Sympany verwerkt o.a. persoonsgegevens van de volgende belanghebbenden:

• klanten of leveranciers;
• nieuwsbrief abonnees;
• prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde;
• websitebezoekers;
• sollicitanten;
• medewerkers.

Voor welke doelen verwerkt Sympany uw persoonsgegevens?

Sympany verwerkt uw persoonsgegevens onder andere voor de volgende doeleinden:

• het kunnen identificeren/verifiëren van u als klant, leverancier of medewerker;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratie-, dossier- en bewaarplicht);
• het verzenden van nieuwsbrieven of (digitale) uitnodigingen;
• het verbeteren van (de veiligheid van) onze website;
• het kunnen contacteren van u als belanghebbende.

Op basis van welke wettelijke grondslagen verwerkt Sympany uw gegevens?

Sympany mag alleen uw gegevens verwerken op basis van een wettelijke grondslag. Sympany verwerkt enkel persoonsgegevens omdat:

• dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdrachtovereenkomst of arbeidsovereenkomst;
• dit noodzakelijk is voor het verstrekken van nieuwsuitingen;
• er sprake is van een wettelijke verplichting waaraan Sympany moet voldoen.

Welke persoonsgegevens verwerkt Sympany?

Voor een goede uitvoering van onze werkzaamheden en het uitgeven van nieuwsuitingen is het noodzakelijk om gegevens van u te verzamelen. Sympany verwerkt voor de eerdergenoemde doelen de volgende persoonsgegevens per categorie:

1.    Klanten of leveranciers:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Geslacht;
• Uittreksel KVK;
• Bankgegevens.

2.   Nieuwsbriefabonnees:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

3.   Prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden:

• Bedrijfsnaam (indien bekend en van toepassing);
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

4.   Sollicitanten:

• NAW-gegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Motivatiebrief;
• CV.

5.   Medewerkers:

• NAW-gegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Identiteitsgegevens;
• Salarisgegevens;
• Kopie identiteitsbewijs en/of verblijfsdocument(en);
• Burgerservicenummer;
• Bankgegevens.

6.   Uitzendkrachten

• NAW-gegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Welke uitgangspunten hanteert Sympany bij de verwerking van uw persoonsgegevens?

Sympany zorgt voor een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. De AVG is hierbij leidend. Wij streven ernaar om u op een transparante, duidelijke en begrijpelijke wijze te informeren over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan.

Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

• uw persoonsgegevens worden uitsluitend in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt;
• wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan die nodig zijn om de eerder omschreven doelen te realiseren en gebruiken uw gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn;
• wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens als daar een gerechtvaardigd doel voor bestaat;
• wij vragen u om uitdrukkelijke toestemming als dit nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, wij zullen deze toestemming vastleggen en u kunt te allen tijde uw verleende toestemming intrekken;
• wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is én in lijn met de AVG;
• alleen medewerkers die werkzaamheden moeten uitvoeren, die voortkomen uit de beschreven doelen, hebben inzage in uw persoonsgegevens;
• wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen, tenzij er een wettelijke verplichting is of wanneer u uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven;
• wij geven uw persoonsgegevens in principe niet door aan een derde partij buiten de Europese economische ruimte (hierna: EER). Indien dit wel dient te gebeuren, maken wij met deze partij contractuele afspraken teneinde adequate bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat Sympany uw gegevens deelt met derden.
Dit is bijvoorbeeld het geval als:

• dit voortvloeit uit uw overeenkomst van opdracht of arbeidsovereenkomst.
  Hierbij kunt u denken aan de volgende partijen:
  • Het personeels- en salarisadministratiesysteem AFAS
  • De arbodienstverlener Perspectief
  • De verzuimverzekeraar Nationale Nederlanden
  • Het pensioenfonds SPNG
  • De ICT dienstverlener Optic IT
• Dit noodzakelijk is voor een goede werking van onze website. Hierbij kunt u denken aan de volgende gegevens en/of partijen:
  • Google Analytics

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Sympany heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle medewerkers die namens Sympany van uw gegevens kennis kunnen nemen, hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend;
• Wij sluiten verwerkersovereenkomsten* af met partijen die bij de uitvoering van onze werkzaamheden betrokken zijn;
• Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
• Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij hanteren voorzorgsmaatregelen, zoals: ruimtes afsluiten waar persoonsgegevens verwerkt worden, back-ups maken en automatische schermbeveiliging;
• Wij registreren als verwerkingsverantwoordelijke beveiligingsincidenten en datalekken, waartoe een protocol is opgesteld.

* Een verwerkersovereenkomst is een contract tussen twee partijen, waarin de ‘spelregels’ omtrent de verwerking van persoonsgegevens vast komen te liggen.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Sympany bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn, zoals aangegeven door de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast past Sympany daarin de regelgeving omtrent wettelijke bewaartermijnen toe, zoals de belastingwetgeving.

Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw gegevens?

Ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken heeft u een aantal rechten. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin aan een bepaald verzoek geen gehoor kan worden gegeven. Indien dit het geval is, zal Sympany dit te allen tijde gemotiveerd aan u kenbaar maken.

Hieronder staan alle rechten opgesomd die u als betrokkene heeft.

1.   Recht op inzage en afschrift van het klant- of personeelsdossier
U heeft het recht om uw klant- of personeelsdossier bij ons in te zien. Als u gegevens wilt inzien, kunt u een inzageverzoek indienen. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen.
Het recht op inzage omvat alleen inzage in uw eigen persoonsgegevens. Het kan daarom voorkomen dat bepaalde delen van uw dossier afgeschermd worden, omdat het informatie over iemand anders dan uzelf bevat. Ook persoonlijke werkaantekeningen van een (externe) medewerker valt niet onder de reikwijdte van het recht op inzage.

2.  Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om de aan Sympany verstrekte gegevens te ontvangen en over te (laten) dragen aan een andere partij. Alleen gegevens die Sympany verwerkt op basis van uw toestemming of de met u gesloten overeenkomst vallen onder de reikwijdte van dit recht.

3.   Recht op correctie
U kunt Sympany verzoeken om persoonsgegevens te corrigeren indien u van mening bent dat deze gegevens feitelijk niet juist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake zijn voor het doel waarvoor deze verzameld zijn. Als u uw gegevens wilt laten wijzigen of aanvullen, stuurt u dan een e-mail met uw verzoek.

4.   Recht op bezwaar
Als u liever niet wilt dat uw gegevens door Sympany worden verwerkt voor gerechtvaardigde doelen, dan kunt u in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval indien Sympany uw gegevens verwerkt voor andere doeleinden dan waarvoor de gegevens in eerste instantie zijn verzameld.

5.   Recht op vernietiging
U heeft het recht om Sympany te verzoeken om (een gedeelte van) uw dossier te vernietigen. Sympany hoeft niet in alle gevallen gehoor te geven aan dergelijke verzoeken. Wanneer het in uw eigen of andermans belang is om het dossier te bewaren, kan Sympany besluiten om het gedane verzoek niet in te willigen. Hetzelfde geldt als er sprake is van een wettelijke verplichting om het dossier te bewaren.

Toestemming geven en intrekken

Mocht Sympany uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u het recht deze toestemming in te trekken.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links of ‘buttons’ met de websites van Sympany verbonden zijn.

Sympany kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan.

Wijzigingen

Het is mogelijk dat deze privacyverklaring door ons wordt gewijzigd. Eventuele wijzigingen worden bekend gemaakt op onze website. Sympany gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doelen dan genoemd in deze verklaring, tenzij het nieuwe doel verenigbaar is met een van deze doelen.

Vragen of opmerkingen

Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft, kunt u deze stellen door contact op te nemen met uw contactpersoon binnen Sympany of door een e-mail te sturen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Contactgegevens

Stichting Sympany

Postadres: Postbus 40275, 3504 AB Utrecht

Vestigingsadres: Techniekweg 22, 3542 DT Utrecht

Inschrijvingsnummer KvK: 61374016
Telefoonnummer: 030 657 0009
E-mailadres: info@sympany.nl
Website: www.sympany.nl