Sympany hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Sympany houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Sympany zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Sympany verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Sympany de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– (Zakelijk) Telefoonnummer;
– (Zakelijk) E-mailadres;
– Geslacht

Uw persoonsgegevens worden door Sympany opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Sympany verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Sympany de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door Sympany opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Sympany verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Sympany de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Sympany opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Sympany verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Sympany de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Salarisgegevens;
– Kopie ID;
– BSN-nummer;
– Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Sympany opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het personeels- en salarisadministratiesysteem ADP
• De arbodienstverlening (Perspectief)
• De verzuimverzekering (De Goudse)
• De pensioenregeling (SPNG)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Sympany bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen.

• Alle personen die namens Sympany van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We sluiten ruimtes af waar deze gegevens verwerkt worden;
• We hanteren een automatische schermbeveiliging na 10 minuten van inactiviteit
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en beveiliging;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

In kaart brengen websitebezoek

Op de website van Sympany worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Sympany gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Cookiebeleid

Sympany maakt gebruik van diverse websites en diensten waarbij cookies worden gebruikt. Zo gebruiken we van Google Analytics, Hotjar om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van Google zijn. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden.

Deze cookies zijn onder te verdelen in functionele, analytische en tracking cookies. Klik hier voor meer informatie over ons cookiebeleid en de verschillende cookies die er gebuikt worden

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens:
Stichting Sympany
Postadres: Postbus 40275, 3504 AB Utrecht
Vestigingsadres: Techniekweg 22, 3542 DT Utrecht
Inschrijvingsnummer KvK: 61374016
Telefoonnummer: 030 657 0009
E-mailadres: info@sympany.nl
Website: www.sympany.nl